Informationspflichten
gemäß Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der CeoTronics AG>> Informationsblatt für Bewerber >> Informationspflichten zur Hauptversammlung 2020 Nachfolgend bekommen Sie einen Überblick über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten. Die CeoTronics AG nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und verarbeitet diese im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Was sind personenbezogene Daten? Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, die einen Bezug auf Ihre Person aufweisen können (bspw. Name, Vorname, Adresse…). Was ist in diesem Schreiben enthalten? Mit den nachfolgenden Informationen bekommen Sie einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche durch uns und aufgrund Ihres Datenschutzrechts erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Welche Daten im Einzelnen von Ihnen erhoben, verarbeitet und genutzt werden, hängt von den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen ab. Bitte geben Sie die in dem Schreiben enthaltenen Informationen auch an alle aktuell oder zukünftig vertretungsberechtigten Personen weiter, welche die Dienstleistungen/Produkte der CeoTronics AG nutzen. 1. Wer ist für die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?Verantwortlicher ist: CeoTronics AG Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: wavesun-technologies 2. Welche Quellen und Daten nutzen wir und nach welchen Kategorien werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von unseren Kunden, Interessenten, Dienstleistern und Lieferanten erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir – sollte dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich sein – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen innerhalb der CeoTronics AG oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunftei) übermittelt werden.
3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die Daten?Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist: a.) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe von Daten im Konzern, Verwendung der Daten für Marketingzwecke) erteilt haben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor dem 25.05.2018 uns gegenüber erteilt worden sind. b.) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen Damit wir unseren vertraglichen Pflichten zur Erbringung von Leistungen für unsere Kunden nachkommen können oder auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen, verarbeiten wir Daten. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich in erster Linie aus der konkreten Dienstleistung/Produkt und können unter anderem Bedarfsanalysen und Beratungen umfassen. Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den Vertragsunterlagen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen entnehmen. c.) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) Die CeoTronics AG unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen, dies bedeutet gesetzliche Anforderungen (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch). Zu den Zwecken der Verarbeitung zählen unter anderem auch die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und auch die Risikobewertung und -steuerung im Unternehmen. Im Rahmen der Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen der CeoTronics AG oder eines Dritten. Beispiele sind:
4. Wer bekommt meine Daten?(Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten)Innerhalb der CeoTronics AG sind die Abteilungen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch können von der CeoTronics AG sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonforme Dienstleister zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind im wesentlichen Unternehmen in den Kategorien:
Bei der Datenweitergabe an weitere Empfänger dürfen wir nur Informationen über Sie weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie der Datenweitergabe zugestimmt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Empfänger personenbezogener Daten sind u.a.:
Weitere Datenempfänger können Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. 5. Werden Daten in Drittländer übermittelt?Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer findet nur statt, wenn dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. 6. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?Ihre personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. Es sei denn eine befristete und eingeschränkte Weiterverarbeitung ist für folgende Zwecke erforderlich:
7. Welche Verpflichtung zur Bereitstellung und welche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten gibt es?Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen abzuschließen oder diesen auszuführen.8. Besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)?Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehungen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. 9. Welche Datenschutzrechte habe Ich?
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Informationsblatt gemäß Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der CeoTronics AG für BewerberNachfolgend bekommen Sie einen Überblick über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten. 1. Wer ist für die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? 1.1 Verantwortlicher ist: CeoTronics AG
wavesun-technologies 2. Welche Quellen und Daten nutzen wir und nach welchen Kategorien werden die personenbezogenen Daten verarbeitet? 2.1 Herkunft der Daten: Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben. 2.2 Relevante Datenkategorien sind: - Angaben zur Person (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht etc.)
3.1 Die Erhebung dieser Daten erfolgt - zur Begründung eines Ausbildungs-, Praktikanten-, Werkstudenten- oder Arbeitsverhältnisses;
Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu zur Begründung oder zur Durchführung des Vertragsverhältnisses. 4. Wer bekommt meine Daten? 4.1 Innerhalb der CeoTronics AG erhalten nur befugte Mitarbeiter/innen Einsicht in Ihre Bewerbungsdaten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Alle Auswahlentscheidungen werden im Einzelfall, nicht automatisiert, getroffen (Art. 22 DS-GVO). 4.2 Daten können an bspw. unseren Steuerberater übermittelt oder durch unsere interne IT-Abteilung und extern verpflichtete Unternehmen bei der Wartung und Instandhaltung unserer Hardware, Software, Hosting unserer Website, Dienstleistern zur Dokumenten- und Datenträgervernichtung sowie weitere Dienstleister im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen (gemäß Art. 28 DS-GVO) eingesehen werden, soweit dies aus technischen Gründen zur Aufrechterhaltung der IT-Infrastruktur, IT-Sicherheit, vertraglichen oder gesetzlichen Vorgaben notwendig ist (im Rahmen unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f). Alle Mitarbeiter/innen und externen Dienstleister sind schriftlich / vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen nur nach schriftlichen Weisungen Daten verarbeiten. 4.3 Des Weiteren können Dritte zu bestimmten Zwecken Daten erhalten, wenn dies im Rahmen Ihrer Bewerbung gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Meldung an die Bundesagentur für Arbeit) 5. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert? 5.1 Die Daten werden 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, soweit keine Anstellung erfolgt. 5.2 Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) oder 5.3 wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
6. Welche Datenschutzrechte habe Ich?
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7. Werden Daten in Drittländer übermittelt? Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Anbahnung und gegebenenfalls zum Abschluss eines Arbeitsvertrages oder eines anderen Vertrages mit Ihnen oder Dritten im Rahmen Ihrer Bewerbung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche oder andere vorgeschriebene Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO. Werden Dienstleister in einem sogenannten Drittstaat einbezogen, sind diese an schriftliche Weisungen gebunden und durch eine Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. 8. Welche Verpflichtung zur Bereitstellung und welche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten gibt es? Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist zur Anbahnung und gegebenenfalls zum Abschluss eines Arbeitsvertrages oder eines anderen Vertrages mit Ihnen oder Dritten im Rahmen Ihrer Bewerbung für die o.g. Zwecke der Datenverarbeitung und die gesetzlichen Grundlagen, die Daten zu verarbeiten, erforderlich. Ohne diese personenbezogenen Daten sind wir nicht in der Lage, Ihre Bewerbung zu bearbeiten und gegebenenfalls einen Vertrag mit Ihnen zu schließen. |
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Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO für die virtuelle Hauptversammlung 2020Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Aktionäre und Aktionärsvertreter zu der virtuellen Hauptversammlung der CeoTronics AG am 6. November 2020 gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO 1. Vorwort Die CeoTronics AG (Im Folgenden „wir“, „uns“, „unser“, die „Gesellschaft“) nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Im Folgenden auch ,,Daten“ genannt) im Zusammenhang mit der Durchführung unserer virtuellen Hauptversammlung und über Ihre Betroffenenrechte geben. 2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? Verantwortlicher ist: CeoTronics AG Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragen unter: wavesun-technologies 3. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben, gespeichert und verarbeitet? Wenn Sie als Aktionär eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten über Sie und / oder über Ihren Bevollmächtigten:
Von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten (Aktionärsvertretern) verarbeiten wir folgende
4. Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet? Wir erheben, speichern und verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten für folgende Zwecke: Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der virtuellen Hauptversammlung
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten in weiteren Einzelfällen, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). In dem Aktionärsportal HV-Service auf unserer Internetseite verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten als Aktionär grundsätzlich nur für den Zweck, für den Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben, also z. B. um Ihnen Zugang zu den Hauptversammlungsservices einschließlich der Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Wege der elektronischen Zuschaltung zu ermöglichen, für die Dokumentation von Ihnen per Briefwahl abgegebener Stimmen oder über Ihre mittels Vollmacht erfolgende Vertretung durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und Ihre entsprechenden Weisungen, für die Dokumentation von Ihnen eingereichter Fragen, für die Dokumentation eines von Ihnen eingelegten Widerspruchs gegen einen Beschluss der Hauptversammlung, für eine Kontaktaufnahme bei Kontakt- und Serviceanfragen oder um Ihnen Zugang zu bestimmten Informationen zu verschaffen. 5. Von wem erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten? Wir bzw. die von uns damit beauftragten Dienstleister / Auftragsverarbeiter erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von den Kreditinstituten, die von den Aktionären mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt wurden (sog. Depotbanken). 6. Wer bekommt Ihre personenbezogenen Daten? Ihre Daten werden innerhalb der CeoTronics AG von den mit der Organisation der virtuellen Hauptversammlung befassten Mitarbeitern verarbeitet. Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister, die durch Auftragsverarbeitungsverträge datenschutzrechtlich verpflichtet wurden. Die von uns für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragen Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der CeoTronics AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre und der Aktionärsvertreter haben und / oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar. Entsprechendes gilt im Zusammenhang mit der Beantwortung von Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 Covid-19-Gesetz). Wir löschen die personenbezogenen Daten der Aktionäre und der Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. 8. Welche Rechte haben Sie im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten?
9. Sind Sie verpflichtet, die angeforderten personenbezogenen Daten mitzuteilen? Ja, wir benötigen die Daten, um die aktienrechtlichen Anforderungen erfüllen zu können und Ihnen die Ausübung der Aktionärsrechte zu ermöglichen. |
